Előtte: képletek, cellák, rejtett szabályok
A táblázat működik, de tudni kell, melyik cellát szabad átírni, hol van a választás, és hol jelenik meg az eredmény.
Excelből program
Kinőtte a cég az Excelt?
Hadd tegyek fel önnek egy egyszerű kérdést: az Excel még segíti a munkát, vagy már fékezi? A fontos céges táblázatból belépéses webes felület készülhet: közös adatbázissal, jogosultságokkal, naplózással és riportokkal.
Nem ERP-bevezetés, hanem egy konkrét, fájó Excel-folyamat rendbetétele.
Tipp: első körben elég ennyi
Küldhet képernyőképet vagy csak rövid leírást is.
Az első döntéshez nincs szükség bizalmas adatra. A felmérés végén kiderül, érdemes-e programot készíteni belőle, vagy pont megfelelő, ha Excelben marad.
- Árkalkulátor, rendeléslista, készlet, ajánlat, projektkövetés vagy vezetői riport is lehet első jelölt.
- A cél nem minden Excel lecserélése, hanem annak a fájó folyamatnak a rendbetétele, amely naponta megakasztja a munkát.
- Ha nem érdemes fejleszteni, erről is egyenes válasz érkezik.
Előtte
Utána
Előtte-utána
Tény: a saját Excel logikája kerül át érthető webes felületre.
Az első verzió nem mindent másol le a táblázatból. Azt emeli ki, amit a kollégáknak látniuk, rögzíteniük vagy ellenőrizniük kell.
Utána: belépéses, szabályozott webes felület
A felhasználó mezőket és döntési pontokat lát, a számítás és az ellenőrzés pedig a háttérben történik.
Ebből lesz:
belépés
jogosultság
naplózás
riport
Mikor érdemes hozzányúlni?
Nem titok, hogy az Excel néha túl nagy felelősséget kap.
A felmérés nem arról szól, hogy mindenképp programot kell készíteni. Először az derül ki, hol veszít időt, pénzt vagy kontrollt a cég.
Igen, érdemes ránézni
- A raktár mást lát, mint az értékesítés.
- Valaki felülír egy képletet, és csak hó végén derül ki.
- A vezetői riport péntek délután kézi másolgatással készül.
Valószínűleg maradhat Excelben
- Csak egy ember használja, ritkán, nagy kockázat nélkül.
- Egy egyszerű képlet, kimutatás vagy sablon javítása is elegendő lenne.
- Teljes vállalatirányítási rendszert kellene kiváltani egy lépésben.
Konkrét esettanulmány, publikus demóval
Egy kisebb, pontosan körülhatárolt első verzió 4 nap alatt elkészült.
Ez nem általános árígéret, hanem egy konkrét példa arra, hogyan indulhat el egy Excel-folyamat kiváltása kicsiben. Az adósságkalkulátor csak a publikus demó: a lényeg az Excelben lévő üzleti logika webes programmá alakítása.
Az első beszélgetés után látszik, hogy a helyzet inkább Excel-javítás, automatizálás, kisebb webes program vagy nagyobb rendszer felé mutat. Ha nem érdemes fejleszteni, ez is egyenes választ kap.
Hogyan indulunk?
Módszer: rövid felmérésből lesz javasolt első verzió.
Nem kell tökéletesen előkészített anyag. Elég, ha röviden látszik, melyik pont fáj, kik használják a táblázatot, és hol csúszik szét a munka.
15 perces egyeztetés
Az egyeztetésen kiderül, milyen folyamatot tart össze az Excel, és miért lett belőle napi akadály.
Minta vagy képernyőkép
Lehet anonimizált fájl, részletfotó vagy 2-3 mondatos leírás. Bizalmas adat elsőre nem kell.
Javasolt első verzió
Kiderül, mely funkciók férnek bele egy kicsi, de már használható webes felületbe, és mit érdemes későbbre hagyni.
Fix ajánlat
Ha érdemes fejleszteni, konkrét scope és ár készül. Ha Excelben helyesebb, ez is kiderül.
Biztonság és adatkezelés
Tévhit: az adatátvétel az első lépés.
Az első cél annak eldöntése, hogy érdemes-e fejleszteni. Ehhez gyakran elég egy anonimizált minta vagy egy rövid folyamatleírás.
- Nem kell első körben bizalmas adatot küldeni.
- Használható anonimizált minta vagy képernyőkép.
- NDA kérhető, ha a folyamat megismerése előtt erre van szükség.
- Az első beszélgetés nem adatátvétel, hanem tárgyilagos műszaki döntés.
Kolozs Informatika Kft.
Egyedi webes felületeket fejlesztő cég. A felmérés konkrét folyamatokról szól; nem sablonrendszer kerül az Excelre.
Kapcsolatfelvétel
Kérjen 15 perces Excel-felmérést.
Éppen elég nehéz feladat rendben tartani a napi működést anélkül is, hogy egy táblázat bizonytalanná tenné az adatokat. Elég egy rövid leírás arról, melyik táblázat okoz gondot. Nem kell most fájlt feltölteni, és nem kell előre tudnia, hogy program, automatizálás vagy Excel-javítás lesz-e a helyes irány.
- Első körben elég 2-3 mondat vagy egy anonimizált képernyőkép.
- Kiderül, érdemes-e programot készíteni belőle, vagy pont megfelelő, ha Excelben marad.
- Ha van értelme, készülhet egy kisebb, pontosan körülhatárolt első verzió.
A beküldés után e-mailes vagy telefonos válasz érkezik. A felmérés célja annak eldöntése, hogy érdemes-e programot készíteni az adott Excelből.
Gyakori kérdések
Rövid válaszok a kezdés előtt.
Mennyire kell késznek lennie az Excelnek?
Nem kell rendezettnek lennie. Gyakran pont az a lényeg, hogy láthatóvá váljon, hol csúszott szét a működés.
Csak nagy cégeknek éri meg?
Nem. Ha egy egyszerű Excel körül már rendszeres a keresgélés, javítás vagy egyeztetés, lehet értelme egy kis programnak.
Hová kerülnek a régi adatok?
Kiderül, mely adatokat érdemes átvenni, hol kell tisztítani, és melyik adat legyen az új rendszer alapja.
Lehet később bővíteni?
Igen. Az első célzott verzió után jöhetnek új modulok, értesítések, riportok vagy külső rendszerkapcsolatok.